干货 | 生鲜配送企业如何做好采购管理？内附采购管理制度免费领取

为了提高采购效率，明确采购职责，降低采购成本，生鲜配送企业需要加强采购内部的规范化管理。要对采购进行规范化管理，需注意以下问题：

一、采购关联部门权责管理

采购工作通常关联着订单、采购、库管、配送、财务等各个环节，要确保各环节有序衔接，企业稳定运营，需要企业管理者明确各关联部门的权责，通常来说：

1、采购部门只负责生鲜产品的采购工作；

2、订单部门负责采购订单的收集汇总，生鲜产品的销售统计；

3、库管部门负责对采购来的生鲜商品的相关质量和数量进行审核和记录；

4、配送部门负责对采购来的生鲜商品进行分拣，配送；

5、财务部门负责对采购涉及的各类费用进行核算；

二、采购管理原则

生鲜配送企业对采购的管理态度，一定程度上决定着采购管理是否规范、和科学，也影响着生鲜配送企业是否能低价采购到优质产品。在对采购进行管理时，生鲜配送企业必须坚持以下几个管理原则：

1、严格执行询价议价程序。在进行大批量的生鲜采购计划时，必须有三家以上供应商提供报价，采购需要在权衡供应商的质量、价格、资质、交货条件等因素后再进行综合评估。

2、职责分离原则。采购人员只负责采购工作，不得干涉采购外的其他部门工作。

3、一致性原则。采购人员采购的生鲜商品必须与采购任务单所列的生鲜产品的要求、规格、数量相一致。

4、廉洁自律原则。采购员不收取供应商任何形式的馈赠。采购员严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

三、采购计划管理

科学制定采购计划能有效保障客户供给，避免造成不必要的商品浪费和资金占用。生鲜配送企业加强对采购计划的管理，能使采购计划更精准更科学。

1、采购计划要根据生鲜配送企业的销售任务、毛利计划、库存情况进行编制，采购计划都需经领导批准后再实施采购。

2、采购部门还需根据生鲜配送企业业务的淡旺季需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品的品项、规格、数量等方面的实际缺口编制并调整采购计划。

3、采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部需各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，财务部依据采购计划安排所需采购资金的审批。

四、采购实施管理

采购实施环节，根据采购量的大小以及生鲜配送公司实际的业务情况，通常通过供应商供货和自采来实施具体采购，通过供应商供货采购时，应注意：

1、 选择供应商。生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取。且在选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据。若是管理人员在进行审价核价时对价格有异议的，要再行议价或要求采购部门进一步议价。

2、价格调查。已确定供应商的生鲜产品，采购必须及时关注该生鲜产品的市场价格波动，作为降低采购成本的依据和企业管理人员的采购决策参考。采购数量或频率有明显浮动时，应及时作出采购计划的调整以应对变化。

3、询价和比价。根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。在得到供应商的报价信息后，采购人员要根据供应商的报价对生鲜产品的品种、规格、数量、质量等进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购要求，以便选择条件最优的供应商。在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商及时进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。

4、验收确认。供应商将商品送到指定地点后，必须由采购人员、库管负责人共同过称、结算并在三联单据上签字确认。

进行自采的生鲜配送企业，在进行采购管理时要注意：

1、采购现金由采购经理负责借出并在财务清帐。

2、采购部须按类别按单品在每天的最佳采买时机、采买地点进行采买，以获得商品的最品质和最优惠的价格，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买规律。

3、自采询价由当日所有采购员分别进行，汇总各自意见后确认意向采买点。进入议价环节，必须 2 人以上共同参与。

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五、数字化管理

通过数字化的采购管理，能够将采购全流程实时同步到线上，协助采购人员提高采购效率，也方便生鲜配送企业加强采购环节监督管理。

1、系统自动生成采买计划

数字化的生鲜采购管理方案，以采买任务单的方式自动汇总当日各类生鲜商品的采购计划。采买任务单内可查看生鲜商品当前的库存量，当日的下单总量以及客户的下单量明细等。并且采买任务单可打印、导出，也可同步分发到采购人员的采购任务中，方便采购人员针对不同场景灵活调用。